Coordinador de Expedientes de Trabajo

Servpro de Denver Oeste y Norte de Tempe

Reporta a: Director de Administración de Empresas

Reportes directos: NA

Estado: Exento

Viaje requerido: No

Tipo de puesto: Asalariado a tiempo completo

Función principal

El Coordinador de Archivos de Trabajo es responsable de las tareas relacionadas con las llamadas de los clientes, el monitoreo del proyecto, el seguimiento, la coordinación y la auditoría del proyecto. Las tareas generales de oficina, como la redacción de correspondencia, el archivo y la creación de informes, también se incluyen en esta función.

Indicadores clave de rendimiento

Puntuación de la auditoría de trabajo
Objetivo de ingresos mensuales

Funciones y responsabilidades principales

Satisfacción del cliente
1. Ayudar con el servicio al cliente y la gestión de la experiencia del cliente.
2. Supervise y asegúrese de que se cumplan los requisitos del cliente.
3. Ayudar a programar todas las actividades de garantía.

Inicio del proyecto
Ingrese clientes potenciales/trabajos en el sistema operativo y asegúrese de que toda la información del proyecto sea correcta.
Programe una visita inicial con el cliente al Estimador/Gerente de Proyecto.
Educar a los clientes sobre el proceso del proyecto.
Revisar y validar la documentación del archivo del proyecto.

Planificación de proyectos
Apoyar a los estimadores / gerentes de proyecto para garantizar el acuerdo del cliente y el cliente sobre el alcance y la estimación.
Asegúrese de que todo el papeleo esté completo con el cliente y el cliente.
Asegúrese de que las estimaciones se distribuyan a todas las partes necesarias.
Ayudar con la emisión de órdenes de compra basadas en el presupuesto del proyecto.
Supervise y asegúrese de que se cumplan los requisitos del cliente.

Ejecución del proyecto
1. Actualizar presupuestos.
2. Ordene materiales y suministros según sea necesario.
3. Actualizar el cronograma y el cronograma del proyecto.
4. Supervisar el estado de los archivos de trabajo semanalmente
5. Valide la documentación de la orden de compra completada.
6. Actualice el estado del contrato con órdenes de cambio y mantenga al cliente asesorado.
7. Una vez finalizado el proyecto, revise la documentación del archivo y actualícela según sea necesario.
8. Proceso completo de auditoría de archivos de trabajo
9. Ayudar con el cierre del proyecto.

Experiencia y habilidades necesarias

Conocimiento práctico de las tecnologías actuales de software empresarial
Excelente servicio al cliente, habilidades administrativas, y de comunicación verbal y escrita
Habilidades matemáticas intermedias
Experiencia en la industria de la restauración y/o la construcción preferida

Requisitos físicos y del entorno de trabajo

Este es un rol en gran medida sedentario en un entorno de oficina. Sin embargo, se requiere cierta presentación. Esto requeriría la capacidad de levantar archivos, abrir archivadores y agacharse o pararse en un taburete según sea necesario.

Derechos de decisión y autoridad

Conformidad de los archivos de trabajo con las reglas y requisitos de negocio del cliente

Horas de trabajo normales, horas de trabajo adicionales y requisitos de viaje

Este es un puesto de tiempo completo, que trabaja de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., de lunes a viernes. Este puesto puede requerir largas horas de apoyo a los servicios de emergencia, y es posible que se necesite cierta flexibilidad en los horarios dependiendo de las necesidades de la empresa.

El contenido de esta descripción del trabajo ha sido discutido conmigo y he recibido una copia. Entiendo que este documento es de naturaleza general y que las responsabilidades requeridas pueden ser modificadas de vez en cuando. La firma de esta Descripción del Puesto reconoce una comprensión completa de las responsabilidades de este puesto. He tenido la oportunidad de debatir y pedir aclaraciones, y entiendo lo que se espera.

Compensación: $45,000.00 - $55,000.00 por año

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